Als gevolg van de vernieuwing van het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) is in de meerjarenbegroting 2017-2020 voor het eerst een overzicht Overhead opgenomen. Het doel is om de overhead bij gemeenten beter inzichtelijk te maken. De nieuwe BBV schrijft voor dat gemeenten met ingang van de begroting 2017 de overhead niet langer meer mogen toerekenen aan de afzonderlijke programma ‘s. Met dit overzicht wordt de omvang en samenstelling van de overhead van de gemeente Maassluis inzichtelijk gemaakt.

Het begrip overhead

Het BBV schrijft voor dat de definitie van overhead uit Vensters voor bedrijfsvoering moet worden gebruikt. Deze definitie luidt: overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van het primaire proces en hanteerden we als gemeente Maassluis al.
Overhead bestaat uit:

• Leidinggevenden primair proces (projectleiding valt hier buiten);
• Financiën, toezicht en controle gericht op de (eigen) gemeentelijke organisatie;
• Personeel en Organisatie;
• Inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement);
• Communicatie (interne en externe communicatie, uitgezonderd klantcommunicatie);
• Juridische zaken (uitgezonderd bezwaar- en beroep en primaire taken als vergunningverlening);
• Informatievoorziening en automatisering (ICT);
• Facilitaire zaken en Huisvesting (inclusief beveiliging);
• DIV;
• Bestuurszaken en bestuur- ondersteuning;
• Managementondersteuning primair proces.

Hiermee vermindert de noodzaak van een zo nauwkeurig mogelijke kostentoerekening aan alle gemeentelijke taken activiteiten.
Volgens deze nieuwe methodiek wordt in de begroting en verantwoording niet meer gerekend met een integrale kostprijs. In een aantal gevallen speelt het hanteren van een integrale kostprijs wel een belangrijke rol. Het niet toerekenen van overhead en rente aan grondexploitaties, investeringen en taken waaraan een kostendekkend tarief is verbonden, zou tot een tekort in de bestaande begroting leiden. De overhead wordt voor zover nodig daaraan (extra comptabel) toegerekend.

Berekening kosten overhead

Met ingang van 2017 dienen de kosten van overhead centraal te worden begroot en verantwoord, waardoor een splitsing ontstaat van de direct toerekende kosten en de indirecte toegerekende kosten. Hierdoor is het niet meer mogelijk de integrale kosten van een taakveld (voorheen product) op het betreffende taakveld tot uitdrukking brengen.
Voor de rendabele producten, zoals de reiniging en riolering, zou dit betekenen dat niet alle kosten worden doorberekend, waardoor een groot financieel nadeel zou ontstaan. Omdat dit niet de bedoeling is van de wijziging van het BBV vindt deze berekening van de tarieven extracomptabel plaats.
Hieronder worden uiteengezet op welke wijze de kosten van overhead worden berekend en toegerekend aan de kostendekkende tarieven.
De kosten van overhead dienen op consistente wijze te worden toegerekend. De wijze waarop wordt niet door de wetgever voorgeschreven, maar moet door de raad worden vastgesteld en opgenomen in de financiële verordening. Bij de methodiek kan bij voorbeeld worden gedacht aan een verdeling op basis van personeelskosten of naar rato van de omvang van de taakvelden of een mix van deze methoden. Voor 2017 is gekozen voor de methodiek die zoveel mogelijk aansluit bij de kostentoerekening van voorgaande jaren. De consistentie van de toerekening van overhead wordt hiermee behouden en administratief is dit goed hanteerbaar.
De kosten van overhead per uur zijn volgens de onderstaande tabel als volgt berekend:

De brutolasten van overhead bedragen bijna € 10,- mln. waarvan circa twee derde deel bestaat uit personele lasten en een derde deel uit materiële lasten (zoals huisvesting, onderhoud, schoonmaak, beveiliging e.d.). De totale productieve uren van de organisatie in zowel het primaire als de ondersteunde processen worden geraamd op ongeveer 297.000 uur. Door de kosten te delen door het aantal productieve uren is de kostprijs voor overhead per uur van € 33 berekend.

• Een beter inzicht in de omvang en samenstelling van de overhead
• Betere sturing en verantwoording op de indirecte kosten
• Een grotere vergelijkbaarheid met andere gemeenten
• Verbetering van de transparantie van de begroting

De overheadfunctie is dienstbaar aan de gemeente als geheel. Het is ondenkbaar dat de gemeente zijn taken kan uitvoeren zonder overhead. Tegelijkertijd is het zaak ook de efficiency van de overheadfunctie voortdurend te monitoren en indien nodig aan te passen. Om vorm te geven aan een voortdurende verbetering van de overheadfunctie is de gemeente van plan de overhead en de afzonderlijke componenten daarvan middels benchmarking te toetsen. Daarbij komt dat met ingang van de begroting 2017 als gevolg van de vernieuwing van de BBV een aantal beleidsindicatoren is voorgeschreven die mede kunnen bijdragen aan een verdere verbetering van de interne sturing door de raad.